Внутренняя опись документов личного дела

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк внутренней описи документов личного дела .doc Скачать образец заполнения внутренней описи документов личного дела .doc

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

• те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
• а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

• наименование предприятия,
• должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
• список описываемых документов,
• полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

Далее оформляют в таблицу список документов описи:

• номер документа по порядку,
• затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
• дата составления и подписания,
• заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
• номера листов,
• примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

Материал на тему: Перечень документов в личном деле учащегося, скачать бесплатно, Социальная сеть работников образования

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ В ЛИЧНОМ ДЕЛЕ:

1. Личная карточка обучающегося
2. Копия свидетельства о рождении
3. Заявление родителей о приеме в школу
4. Копии паспортов родителей (опекунов)
5. Характеристики на учащегося
6. Копия медицинского полиса
7. Сертификат профилактических прививок
8. Ксерокопии СНИЛС
9. Медицинская карта ребенка
10. Медицинские справки о пропусках учащегося
11. _________________________________________
12. _________________________________________
13. ___________________________________________

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ В ЛИЧНОМ ДЕЛЕ:

1. Личная карточка обучающегося
2. Копия свидетельства о рождении
3. Заявление родителей о приеме в школу
4. Копии паспортов родителей (опекунов)
5. Характеристики на учащегося
6. Копия медицинского полиса
7. Сертификат профилактических прививок
8. Ксерокопии СНИЛС
9. Медицинская карта ребенка
10. Медицинские справки о пропусках учащегося
11. _________________________________________
12. _________________________________________
13. ___________________________________________

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ В ЛИЧНОМ ДЕЛЕ:

1. Личная карточка обучающегося
2. Копия свидетельства о рождении
3. Заявление родителей о приеме в школу
4. Копии паспортов родителей (опекунов)
5. Характеристики на учащегося
6. Копия медицинского полиса
7. Сертификат профилактических прививок
8. Ксерокопии СНИЛС
9. Медицинская карта ребенка
10. Медицинские справки о пропусках учащегося
11. _________________________________________
12. _________________________________________
13. ___________________________________________

перечень документов методического объединения.

Здесь размещены таблицы по результатам проверок дневников и личных дел учащихся.

Положение о ведении личных дел учащихся

положение о ведении личных дел учащихся.

перечень документов по охране труда в ОУ.

Бланк характеристики на учащегося (Учебная и внеурочная деятельность), (в личные дела, на ПМПК, в военкомат и т.д.)

Развёрнутый бланк характеристики на учащегося с нарушениями интеллекта (Учебная и внеурочная деятельность), (в личные дела, на ПМПК, в военкомат и т.д.).

Инструкция для классных руководителей по работе в "Сетевой город. Образование"(внесение данных в личную карточку учащегося)

Поэтапное заполнение личных карточек учащихся, начиная со входа в систему.

Личное дело учащегося

Личное дело содержит различные данные об учащемся (воспитаннике) образовательного учреждения. Личное дело учащегося ведется в каждой школе и на каждого учащегося с момента поступления в школу и до ее окончания (выбытия). Основанием для зачисления в школу является заявление родителей.

В личное дело учащегося заносятся общие сведения об учащемся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (Похвальный лист, Похвальная грамота, золотая, серебряная медаль). В период обучения учащегося в X—Х1 классах аттестат об основном образовании находится в личном деле и выдается на руки после окончания им средней школы под роспись.

В личное дело учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма медицинской справки (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров.

Личные дела учащихся в 1—4 классах ведутся учи¬телями, в 5—11 — классными руководителями. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, № К/5 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).

При выбытии учащегося из школы личное дело выдается на руки родителям на основании их письменного заявления или лицам, их заменяющим, с отметкой об этом в алфавитной книге; по окончании школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года. По выбытии из школы учащийся должен вернуть все полученные ранее учебники, литературу в библиотеку и прочие материалы, являющиеся собственностью школы.

Большинство предприятий, вне зависимости от своей организационной формы, занимающихся переработкой или перепродажей натуральной продукции, закупают ее для своей.

Договор аренды зданий и сооружений — это документальное соглашение, согласно которого арендодатель передает арендатору во временное пользование недвижимое имущество.

Сущность и особенности договора дарения Декларация по правам человека предусматривает владение имуществом. Процессы основаны на работе законодательной базы. Установлены.

Договор подряда с физическим лицом Договор подряда с физическим лицом, который заключается для организации, может стать заменой трудового договора с физическим лицом.

В настоящее время наблюдается рост частоты операций, связанных с купле-продажей земельной собственности. К заключению сделки следует подойти с максимальной ответственностью.

Авансовый отчет по средствам, потраченным работником в командировке – это документ, подтверждающий расходование работником выданного аванса. Это один из нескольких.

На основании заявления о регистрации объекта (объектов) налогообложения налогом на игорный бизнес и заявления о выдаче свидетельства о регистрации объектов игорного.

Приказ об увольнении утвержден Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда.

Закупочный акт по форме ОП-5 применяется для закупки продуктов у населения.Составляется в двух экземплярах в момент совершения закупки сельхозпродуктов у населения.

Наряд на сдельную работу по форме 414-АПК используется для учета выполненных работ в строительстве, промышленных, вспомогательных и прочих производствах группой.

Выдачу разрешения на оружие осуществляет Отдел Лицензионно-Разрешительной работы, обычно он находится по адресу ОВД. Для того, чтобы получить лицензию на приобретение.

Письмо-запрос – одно из ряда деловых писем, составляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов. Текст письма-запроса должен содержать.

Шаблон личного дела учащегося скачать

Приказ №____ от ______2015 г.

о формировании, ведении, хранении и проверке личных дел

обучающихся Муниципального казенного общеобразовательного заведения «Школа-лицей №2» города Армянска Республики Крым
I. Общие положения.

1.1. Настоящее положение разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся Школы и определяет порядок действий всех категорий сотрудников Школы, участвующих в работе с вышеназванной документацией.

1.2. Настоящее “Положение” утверждается Приказом по Школе и является обязательным для всех категорий её педагогических и административных работников. Нарушение настоящего порядка рассматривается в соответствии с ТК РФ.

1.3. Личное дело является документом ученика, и ведение его обязательно для каждого учащегося школы, ведется на всем протяжении учебы (с момента поступления его в школу и до ее окончания).
II. Порядок оформления личных дел при поступлении в «Школа-лицей №2» города Армянска

2.1. Личные дела учащихся заводятся классными руководителями при поступлении учащихся в Школу.

2.2. Личное дело ведется на всем протяжении учебы ученика в Школе.

• 
  согласие законного представителя на обработку персональных данных;
  
• 
  согласие обучающегося на обработку персональных данных (с 14 лет);
  
• 
  справка из детской поликлиники;
  
• 
  копия свидетельства о рождении, включая копию вкладыша – свидетельства о гражданстве;
  
• 
  медицинская карта (в дальнейшем находится у медицинского работника);
  
• 
  справка с места жительства о составе семьи;
  
• 
  копия паспорта (с 14 лет) (2 страницы);
  
• 
  копия страхового медицинского полиса;
  
• 
  копия страхового пенсионного полиса;
  

III. Порядок ведения и хранения личных дел.
3.1. В личное дело ученика заносятся: общие сведения об учащихся; итоговые отметки успеваемости в классах, заверенные подписью классного руководителя и печатью школы; заявление родителей (или законных представителей) о приеме в школу, о переводе в другой класс; справка о состоянии здоровья (по необходимости); копия свидетельства о рождении (паспорта); аттестат об основном образовании (для учащихся 10, 11 классов).

3.2. Делопроизводитель вносит в личные дела сведения о прибытии или выбытии (куда выбыл, откуда прибыл, № и дата приказа).

3.4. Личные дела учащихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле необходимо вести четко, аккуратно, черной пастой.

3.5. Общие сведения об учащихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных: перемена адреса, выставление годовых оценок, пропуски уроков за год и заверяют их гербовой печатью для документов в конце учебного года.

3.6. Личные дела учащихся хранятся в канцелярии директора в строго отведённом месте.

3.7. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке.

• 
  обложка (см. Приложение 1),
  
• 
  внутренняя опись документов (см. Приложение 2),
  
• 
  список учащихся класса (см. Приложение 3).
  

1. 
   В личном деле обучающегося проставляется номер согласно номеру записи в алфавитной книге школы, которая хранится у секретаря. Этот номер должен быть одинаковым в алфавитной книге, в личном деле учащегося, в журнале в разделе «Общие сведения об учащихся» (Пример: К/26 ). Если ученик прибыл из другой школы, номер личного дела аккуратно зачеркивается и рядом с ним пишется новый номер. Пример записи: К/124, К/61.
   
2. 
   ФИО ученика записывается полностью, в именительном падеже, согласно свидетельству о рождении (паспорту). Замена Ё на Е не допускается.
   
3. 
   Название школы (для первоклассников) указывается полностью, без сокращений (Пример записи: «Кировское областное государственное общеобразовательное казенное учреждение средняя общеобразовательная школа «Кировский областной центр дистанционного образования детей» )
   
4. 
   При изменении названия школы в свободном месте страницы 1 вписывается разборчивым почерком новое название школы согласно Уставу, без сокращений. Старое название аккуратно зачеркивается (с возможностью прочтения).
   
5. 
   При зачислении в 1-й класс указывается дата зачисления (дата издания приказа по школе о зачислении).
   
6. 
   На титульный лист личного дела приклеивается фотография учащегося. Вновь прибывшие учащиеся, не имевшие фотографии в личном деле, обязаны предоставить её в течение двух недель со дня прибытия.
   
7. 
   Личное дело подписывается директором школы и заверяется печатью.
   

Заполнение страницы 2 Личного дела учащегося .

1. 
   В строке 1 ФИО ученика записывается полностью, в именительном падеже. Не допускается замена буквы Ё на Е, если в свидетельстве о рождении (паспорте) прописана Ё.
   
2. 
   В строках 2-4 все данные о рождении ребенка заносятся на основании свидетельства о рождении, обязательно указывается №, серия и дата получения данного документа.
   
3. 
   В строке 3 ФИО родителей записывается полностью на основании записи в свидетельстве о рождении ребенка или документов об усыновлении. Не допускается замена буквы Ё на Е, если в документах прописана Ё.
   
4. 
   В строке 4 делается запись о воспитании ребенка до поступления его в 1 класс. Запись должна содержать сведения, однозначно обозначающие место получения дошкольного образования: дошкольное образовательное учреждения (указывается полное название и место нахождения), домашнее воспитание, группа кратковременного пребывания, группа семейного воспитания, частный центр развития детей и т. д. Пример записи: «2000-2004 — домашнее воспитание, 2004-2007 — МДОУДетский сад№ 149 Ландыш г.Армянска».
   
5. 
   Строка 6 заполняется секретарём школы в случае выбытия ребенка в другое общеобразовательное учебное заведение. Запись делается на основании приказа по школе, справки с места будущего обучения о зачислении и заверяется печатью школы. Пример записи: «Выбыл на основании приказа №34/1 от 12.12.12 в МОБУ СОШ с. Иваново Кировской области».
   
6. 
   Строка 6 заполняется секретарём на основании приказа по школе в случае перехода ученика на другую форму обучения. Указывается дата перехода, форма обучения, номер, дата приказа. Пример записи: «Переведен на надомную форму обучения с 01.09.2012 согласно приказа №42 от 01.09.2012»
   
7. 
   В строке 7 указывается домашний адрес учащегося на момент его поступления в школу. Адрес вносится полностью, недопустимо его сокращение (пропуск города, района и т. д.). Пример записи: «Республика Крым, г.Армянск, м-н Васильева д.45 кв.17»
   
8. 
   По итогам проверок Личных дел, не реже двух раз в год, в Личное дело вносятся изменения, если таковые произошли или если ученик прибыл из другого учебного заведения. Пример записи в строке 9: «С 01.09.2012 г – Кировская область, Кумёнский район, с. Новоселезнево, ул. Новая, д. 15, кв. 3)».
   

Заполнение страницы 3 Личного дела учащегося.

1. 
   В таблице «Сведения об успеваемости» обязательно пишется класс и год его окончания полностью. Пример записи в заголовке колонки: «1 класс, 2012» .
   
2. 
   Годовые оценки выставляются в те предметы, названия которых соответствуют учебному плану школы. Если таких нет в печатном (типографском) наименовании предметов, необходимо внести соответствующую запись в пустые строки в строгом соответствии с названием предмета в учебном плане. Не допускается пропуск слов (возможно сокращение) или изменение названий предметов. Сокращение названий предметов необходимо производить в соответствии с сокращения, принятыми для печати аттестатов выпускников.
   

вместо «Технология» записывать «Трудовое обучение»;

вместо «Иностр.язык (нем.)» запрещается вписывать «Немецкий язык»;

1. 
   В графе для итоговых оценок выставляются оценки в виде цифр, не допускаются буквенные записи типа «хорошо», «зачёт», «не аттестован», «освобождён», прочерки и т. п.
   
2. 
   Предметы, которые не изучались учащимся, в Личное дело не вписываются.
   

1. 
   В заголовке таблицы заполняется класс и год его окончания полностью.
   
2. 
   Проставляется количество пропущенных уроков, в т. ч. по болезни.
   
3. 
   Делается запись об итогах года Примеры записи: «Переведен во 2 класс», «Оставлен в 1 классе», «Выпущен из 11 класса».
   
4. 
   Все записи ежегодно подписываются классным руководителем и заверяются печатью.
   
5. 
   В строке 1 делается запись об изучении элективных, факультативных курсов Пример записи: «2011-2012 уч.г. – элективный курс «Основы профориентации».
   
6. 
   В строке 10 делаются ежегодные записи о награждении учащегося Похвальным листом, Почетной грамотой. Пример записи: «2011-2012 уч.г. – Диплом призёра регионального этапа Всероссийской олимпиады школьников, 2012-2013 уч.г. – Похвальный лист за отличные успехи в учении».
   

IV. Порядок выдачи личных дел учащихся при выбытии из Школы.

4.1. При выбытии учащегося из школы личное дело выдаётся родителям или лицам, их заменяющим (законным представителям).

4.2. Выдача личных дел производится директором.

4.2. Директор регистрирует выдачу личного дела в “Книге движения личных дел учащихся”.

• 
  подать на имя директора Школы заявление;
  
• 
  получить у библиотекаря обходной лист (Обходной лист в библиотеке подписывается после полного возврата полученной там литературы, а в случае ее утраты – внесения денежной или иной компенсации за утерянную литературу согласно Положению о библиотеке Школы);
  
• 
  сдать обходной лист директору;
  
• 
  в том случае, если учащийся выбывает в течение учебного года, или в конце года выбывает учащийся 1 - 8 классов, предоставить справку-подтверждение из учебного заведения, в которое поступает ученик
  

4.5. В тех случаях, когда выбытие происходит в течение учебного года по окончании четверти, классным руководителем в личное дело делается выписка четвертных оценок из классного журнала.

В случаях выбытия в течение четверти делается выписка текущих оценок.

4.6. Личные дела учащихся окончивших Школу или выбывших по иным причинам находятся в архиве. По окончании школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года.
V. Порядок проверки личных дел учащихся.

5.1. Контроль за состоянием личных дел осуществляется заместителем директора Школы по учебно-воспитательной работе и непосредственно директором Школы.
5.2. Проверка личных дел учащихся осуществляется по плану внутришкольного контроля в начале учебного года. В необходимых случаях, проверка осуществляется внепланово, оперативно.

5.3. Цели и объект контроля – правильность оформления личных дел учащихся.

5.4. По итогам проверки директор, осуществляющий проверку, готовит справку с указанием замечаний.

5.4. По итогам справки, директор вправе издать приказ с указанием санкций за ведение личных дел. За ответственное, добросовестное и аккуратное ведение личных дел учащихся классным руководителям объявляется благодарность. В случае выявления недостатков работа классного руководителя ставится на индивидуальный контроль. В данном случае классный руководитель обязан предоставить объяснительные о причинах недобросовестного отношения к ведению личных дел учащихся и исправлении замечаний. За систематические грубые нарушения личных дел учащихся директор вправе объявить классному руководителю замечание, снять стимулирующие доплаты.

IV. ХРАНЕНИЕ ЛИЧНОГО ДЕЛА УЧАЩЕГОСЯ

1. 
   По окончании школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года. По окончании 9 класса, с переходом учащегося в другое общеобразовательное учреждение, личное дело выдается ему на руки.
   
2. 
   Личные дела учащихся хранятся в канцелярии Школы в строго отведённом месте. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке. В папке личных дел класса находится список учащихся с указанием фамилии, имени и Ф.И.О. классного руководителя. Список меняется и дополняется на 01 сентября (начало учебного года), на 05 января (начало второго семестра), 30 мая (окончание учебного года).
   

Образец оформления обложки папки, в которой хранятся личные дела учащихся

Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение

«Школа-лицей №2» города Армянка Республики Крым

Образец оформления внутренней описи документов для формирования личных дел учащихся
Внутренняя опись документов

учащихся ____ класса